Beleid uitgifte consumpties voor vrijwilligers
Samenstellers: Herman de Vries en Sjoerd IJdema
Periode: Augustus 2014.
Route beleidsvoorstel.
In dit voorstel zijn de afspraken binnen SC Bolsward rondom de uitgifte van consumpties vastgelegd. Het voorstel werd in juli via de mail aan de leden van het hoofdbestuur voorgelegd met het verzoek hierop te reageren en aan te vullen. In augustus zijn de aanvullingen door Sjoerd en Herman verwerkt in het definitieve voorstel. Dit voorstel werd in de bestuursvergadering van 14 augustus 2014 vastgesteld en zal vanaf nu worden gecommuniceerd naar de leden en per 23 augustus 2014 tot uitvoering worden gebracht.
Uitwerking beleidsvoorstel.
Er zijn 5 gelegenheden waarbij sprake is van consumptiegebruik. Dit betreffen:
Consumpties worden geregistreerd op een vernieuwd registratieformulier. Dit formulier wordt aangepast naar de huidige situatie. De registratie zal vervolgens nog steeds gebeuren door het zetten van streepjes. Het nieuwe formulier kent de volgende indelingen:
Uitwerking mogelijkheden consumptiegebruik.
Consumpties bij vergaderingen.
Bij vergaderingen worden op voorhand geen limieten gesteld. We gaan er vanuit dat leden van bestuur en commissies hun eigen verantwoordelijkheid kennen en gepast gebruik maken van consumpties tijdens de vergadering en de nazit. Het gebruik moet uiteraard wel geregistreerd worden op het registratieformulier. De beheerder controleert steekproefsgewijs de registratie.
Consumpties op wedstrijddagen.
Trainers, begeleiders, coaches, materiaalmensen, scheidsrechters en andere vrijwilligers die betrokken zijn bij de wedstrijden van SC Bolsward kunnen bij de wedstrijdtafel koffie halen. Dit geldt ook voor de begeleiders van onze gasten. Overige consumpties dienen te worden afgerekend.
Voor de senioren-selectieteams geldt dat begeleiders, trainers, coaches, scheidsrechters, assistenten etc. een hapje en 2 consumpties kunnen nuttigen in de bestuurskamer. Dit geldt ook voor de begeleiders van onze gasten. De bestuurskamer sluit een uur na de wedstrijd. De consumpties worden geregistreerd. Er is ruimte voor 1 schaal hapjes die door slager zijn klaar gemaakt of door gastheer/vrouw.
Vrijwilligers die gedurende een langere periode aaneengesloten aanwezig zijn op de club vanuit hun vrijwilligersfunctie(s) hebben recht op 1 gratis consumptie uit de keuken. Dit naast de gratis koffie die bij de wedstrijdtafel wordt verstrekt.
Consumpties bij trainingen.
Op trainingsdagen kan de trainer 1 gratis consumpties krijgen
Consumpties bij speciale gelegenheden.
Bij speciale gelegenheden, met uitzondering van kampioenschappen, worden in principe geen gratis consumpties verstrekt tenzij anders wordt besloten door het hoofdbestuur. In dat geval wordt gewerkt met herkenbare consumptiebonnen of munten die vooraf worden uitgereikt door de eindverantwoordelijke van die speciale gelegenheid. Bij kampioenschappen worden beperkt consumpties verstrekt aan het kampioensteam.
Consumpties bij sponsoractiviteiten.
Bal- en wedstrijdsponsoren krijgen voor de betreffende wedstrijd een uitnodiging om aanwezig te zijn. In de uitnodiging staat vermeld dat men een hapje en drankje kan krijgen. Dit geldt ook voor sponsoren die we bij speciale wedstrijden uitnodigen en sponsor(en) die we uitnodigen speciale gelegenheden, zoals het maken van elftalfoto. Commerciële Zaken ziet er op te dat de verstrekking van consumpties in redelijkheid gaat.
Indien er sprake is van een grote groep worden vooraf afspraken gemaakt over het aantal consumpties die dan in de vorm van herkenbare bonnen of munten worden verstrekt.
Terugkoppeling registratie door beheerder.
De registratie van de genoten consumpties wordt terug gekoppeld naar het hoofdbestuur.
HdVSIJ15 augustus2014
